Die Paarung von PDA und einer einfach zu bedienenden Fahrtenbuch-Software ist genau genommen Ideal, wären da nicht gesetzliche Forderungen, Präzedenzurteile und Grundvoraussetzungen zur Führung elektronischer Fahrtenbücher.
Vor ähnlichen Problemen stehen auch die "Steuerzahler", die sich zum führen ihres Fahrtenbuches auf günstige Exelltabellen oder auf Preiswert- bzw. Billigsoftware verlassen.
Die in diesem Segment angebotenen Produkte brillieren oft mit eher einfachen als ausgereiften technischen Lösungen, die zwar das Problem "Fahrtenbuch" vorerst lösen, aber bei Finanzprüfungen eventuell für einen ungewollten AHA-Effekt sorgen.
PDA/Palm-Problem 1 Können Sie Ihrem Finanzbeamten/Steuerprüfer, auch Jahre spätern noch fundiert belegen, dass Ihr PDA (inkl. Fahrtenbuch) sich bei jeder Fahrt, egal ob Privat- oder Dienstfahrt, im Fahrzeug befand? ...
(Leider werden solche Systeme nicht fest installiert und haben somit in dieser Hinsicht den entscheidenden Nachteil!)
PDA/Palm-Problem 2 Was passiert eigentlich mit PDA und Fahrtenbuch, wenn Sie im Büro sind und ein Familienmitglied oder einfach nur ein Mitarbeiter das Fahrzeug nutzt? ...
PDA/Palm-Problem 3
Bei reinen Softwarelösungen für PC, MAC, PDA, Handheld, Organizer oder Laptop werden häufig bei einer Prüfung durch das Finanzamt auch die Originalaufzeichnungen (handschriftliche Notizen) verlangt.
Begründung: Es ist unwahrscheinlich, dass der PC, etc. bei allen Fahrten (einschließlich Wochenendausfahrten + Urlaub) mitgeführt wurde und somit die Datenaufzeichnung zeitnah und wahrheitsgetreu (plausibel & lückenlos) erfolgte.
Vorteile des PDA-Fahrtenbuches und ein kleiner Pferdefuss
Der PDA oder Handheld ist wie schon dewr Name sagt handlich und paßt in fast jede Tasche, was auch gleichzeitig seine Vorteile in punkto Fahrtenbuch beschreibt.
Allerdings muß man hier fast alle Eingaben selbst vornehmen.
Wer den PDA häufiger nutzt, ist bei Eingaben mit dem Stift schnell und geübt. Für alle Anderen heißt das üben, üben, üben - auch wenn man es eilig zum Termin hat.
Als Nachteil könnte sich herausstellen, dass das Gerät nicht mit dem Fahrzeug und dessen Kilometerzähler verkabelt ist. Ist der Kilometerstand allerdings einmal eingegeben, wird er in der Regel fortgeführt. Fehlende Angaben wie Datum und Uhrzeit, Orte und Ziele lassen sich meißt per Klick auswählen oder manuell eingeben.
Über eine Docking-Station, Bluetooth oder Schnittstellenkabel kann man die während der Fahrt gespeicherten Daten in den Computer übertragen.
Die Daten lassen sich dort mit Tabellen, Karten oder Schemata meißt sehr übersichtlich darstellen. Weiterhin kann Sie dort auch oft mühelos verändern und verarbeiten. Es ist egal ob Tachostand, Fahrtziel oder Ankunftszeit – alle Fahrtdaten sind meißt manipulierbar.
Dies widerspricht allerdings den Vorgaben, die ein steuerliches Fahrtenbuch in Deutschland erfüllen muß, um vom FA anerkannt zu werden.
Nach dem Urteil des BFH aus dem Jahr 2002 verlangt das Finanzgericht, „(...) dass auch bei einem elektronischen Fahrtenbuch nachträgliche Änderungen der Aufzeichnungen technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert werden.“
FAZIT zum PDA gestütztem Fahrtenbuch
Einheitliche Regelungen oder Zertifizierungen für bestimmte Produkte oder Systeme gibt es leider nicht. Hier sollte man sich am ehesten auf am Markt bewährte Systeme wie das "TravelControl" Fahrtenbuch-System verlassen. Erkundigen Sie sich vor dem Kauf eines jeden PDA gestützen Fahrtenbuches beim zuständigen Finanzamt.
Fragen Sie dort ob die Methode anerkannt wird oder lassen Sie sich von unseren geschulten Mitarbeitern zum Thema "Fahrtenbuch" unverbindlich beraten.
Die beliebteste Sorte "Fahrtenbuch" beim FA ist immernoch die handschriftliche. Die Manipulation der Daten per Hand ist mit bedeutend mehr Aufwand verbunden als eine Änderungen der Daten per PC.
Wer allerdings hat soviel Zeit und kann diese Daten so akribisch sammeln?!
Hier finden Sie Informationen zum Anschaffungspreis von TravelControl.
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